Adjoint.e de direction
Lieu: Edmonton, Alberta
Dès que possible
Détails de l’offre
Le Conseil de développement économique de l’Alberta (CDÉA) et Accès-Emploi Alberta se préparent à unir leurs forces dans le domaine du développement économique et de l’employabilité francophone en Alberta et deviendront prochainement un seul et même organisme. Nous sommes à la recherche de candidatures pour pourvoir le poste d’adjoint.e de direction. Il s’agit d’un remplacement d’un congé de maternité.
Principales fonctions du poste
Appui aux finances
• Appuyer la direction et le contrôleur financier dans la production et la présentation des rapports financiers mensuels et semestriels de l’organisme.
• Appuyer l’équipe de direction dans les suivis budgétaires mensuels de chaque programme
• Préparer les comptes à payer et à recevoir, effectuer les dépôts.
• Générer les rapports financiers gouvernementaux et facturer les divers contrats privés.
• Assurer l’exactitude de la paie avec le fournisseur en fonction de ses composantes : salaires horaires, annuels, feuilles de temps, heures accumulées, absences, congés.
• Au besoin, créer et mettre en place un ensemble d’outils informatisés incluant, entre autres des tableaux de bords, permettant de faciliter la surveillance, le suivi et l’évaluation de la performance quantitative et qualitative des programmes.
Appui aux ressources humaines
• Gérer, transmettre et concilier les régimes d’assurances collectives et le plan de retraite du personnel. Faire la revue annuelle du plan et proposer des améliorations au besoin.
• Assurer le rôle de personne-ressource pour répondre aux questions du personnel quant à leur plan d’assurances collectives et effectuer les suivis nécessaires avec le fournisseur.
• Appuyer la direction dans le processus de dotation de l’organisme : mise à jour des offres d’emploi, publication des offres, réception des candidatures, prévoir les entrevues et effectuer les suivis requis.
• Gérer les correspondances relatives au ressources humaines, notamment la mise à jour du manuel du personnel et la mise en place de nouvelles procédures.
• Gérer la conformité des dossiers d’employés et tenir à jour le calendrier des évaluations annuelles du personnel.
Appui administratif
• Assurer les suivis administratifs des projets ponctuels de l’organisme.
• En collaboration avec l’équipe de direction, revoir les procédures administratives et au besoin mettre en place de nouvelles procédures aidant à faciliter les opérations de l’organisme et mettre en place des outils d’amélioration continue.
● Commander les fournitures de bureau et vérifier la livraison.
● Gérer et maintenir un système de classement de dossiers électroniques et manuels pour répondre aux besoins des bailleurs de fonds.
● Mettre à jour les documents destinés aux clients, personnels et conseil d’administration chaque année ou lorsque nécessaire.
● Superviser les membres de l’équipe administrative et assurer le bon fonctionnement des services fournis par l’équipe administrative.
● Remplacer les membres de l’équipe